Para organizar una kermés que de verdad recaude fondos, ponle una meta clara, consigue que te regalen o te presten casi todo, arma entre 8 y 15 puestos de comida y juegos con un responsable para cada uno, y vende fichas en un solo puesto de caja para que el dinero no ande suelto por toda la kermés. Con un buen equipo de voluntarios y un plan para el dinero, una tarde de kermés puede juntar mucho más de lo que imaginas.
Esta guía sirve para una kermés escolar, de la iglesia, del barrio o para apoyar a una familia o una causa. Te llevamos paso a paso, con ideas de puestos y juegos, y cómo cobrar también con tarjeta.
Paso 1: Ponle una meta y una causa clara
La gente da más cuando sabe para qué es. Antes de todo, decide:
- Para qué es el dinero: "Para los uniformes del equipo", "para reparar el techo del salón", "para la excursión de sexto".
- Cuánto quieres juntar. Un número concreto. "Queremos juntar $5,000."
- Quién organiza. La escuela, el comité de padres, la parroquia, el grupo del barrio. Esto importa para los permisos y para decir a quién va el dinero.
Consejo: pon un termómetro grande en la entrada con la meta y ve llenándolo durante la tarde. A la gente le encanta ver cómo sube.
Paso 2: Fecha, lugar y permisos
La fecha: muchas kermeses se hacen cerca de una fecha especial (el 15 de septiembre, el Día del Niño, Día de Muertos, Navidad, el fin de cursos). Escoge un sábado o domingo y revisa que no choque con otro evento grande de tu comunidad.
El lugar: el patio de la escuela, el salón o el estacionamiento de la iglesia, un parque o la calle. Busca sombra, baños, luz y un lugar para guardar cosas.
Permisos: las reglas cambian según la ciudad y el condado, así que pregunta con tiempo:
- Uso del lugar: si es la escuela o la iglesia, pide autorización por escrito. Si es un parque o la calle, pregunta en la ciudad por un permiso de evento especial.
- Venta de comida: muchos lugares piden un permiso temporal de comida, sobre todo si se cocina ahí mismo. Pregunta en el departamento de salud de tu condado.
- Rifas y loterías: en muchos estados las rifas están reguladas, aunque sean para una causa. Revisa las reglas de tu estado antes de vender boletos de rifa.
- Alcohol: lo más sencillo para una kermés familiar es no venderlo.
Paso 3: Consigue casi todo regalado o prestado
La clave de una kermés que deja dinero es gastar poco. Pide:
- Comida donada: cada familia o grupo puede encargarse de un puesto y traer los ingredientes.
- Mesas, sillas, toldos y lonas: prestados por la escuela, la iglesia o vecinos.
- Premios para los juegos: dulces, juguetes pequeños, peluches. Muchos negocios del barrio donan con gusto si les das las gracias en público.
- Patrocinadores: una panadería, un taller, una tienda o una agencia de seguros pueden poner dinero o premios a cambio de su nombre en una manta y una mención por el micrófono.
Haz una lista de lo que necesitas y quién lo trae. Una hoja compartida funciona muy bien.
Paso 4: Elige tus puestos
Para una kermés escolar o de comunidad, de 8 a 15 puestos suele ser buen número. Mezcla comida, juegos y algo de diversión para grandes.
Ideas de puestos de comida:
- Tacos, sopes, tostadas, flautas o enchiladas.
- Elotes y esquites.
- Tamales y atole.
- Pozole o menudo.
- Aguas frescas: jamaica, horchata, tamarindo.
- Raspados, paletas y nieves.
- Buñuelos, churros, pan dulce.
- Fruta con chile, papitas preparadas, chicharrones de harina.
Ideas de juegos de kermés:
- La lotería (con cartas y frijolitos).
- Tiro al blanco y canicas.
- Pesca de patitos o de premios.
- Aros a las botellas.
- Tumba latas.
- Carrera de costales.
- La cárcel: "encarcelas" a alguien y tiene que pagar su fianza en fichas.
- El registro civil: matrimonios de broma, con su acta.
- Pinta caritas.
- Concurso de baile o de disfraces.
Consejo: los puestos de comida casi siempre dejan más dinero que los juegos. Los juegos atraen a las familias; la comida paga las cuentas.
Paso 5: Usa fichas y una sola caja
La forma más ordenada de manejar el dinero en una kermés es con fichas (o boletos): la gente compra fichas en un solo puesto de caja y las usa en todos los demás puestos.
Por qué funciona:
- El dinero se queda en un solo lugar. No hay 15 cajas de efectivo dando vueltas.
- Es más rápido. En los puestos solo se reciben fichas, sin dar cambio.
- Sabes cuánto se vendió. Cuentas el dinero de la caja contra las fichas que salieron.
Cómo hacerlo:
- Decide el valor: por ejemplo, 1 ficha = $1.
- Pon precios en fichas en cada puesto: "Elote: 3 fichas", "Pesca de patitos: 2 fichas".
- Vende fichas en paquetes: 10 fichas por $10, 25 fichas por $20 (un pequeño descuento anima a comprar más).
- Ten un fondo de cambio en la caja, con billetes chicos y monedas.
- Pon a dos personas de confianza en la caja, siempre.
Si tu kermés cobra entrada, véndela en línea antes del día con un boleto que incluya fichas: "Entrada + 10 fichas: $12". Así llegas con dinero ya juntado y la gente llega con sus fichas listas.
Paso 6: Organiza a tus voluntarios
Cada puesto necesita un responsable y, de preferencia, dos o tres ayudantes por turno. Turnos de 2 horas funcionan bien para que todos puedan disfrutar la kermés también.
- Haz una lista con cada puesto, su responsable y su teléfono.
- Junta corta antes de abrir: dónde está la caja, qué hacer si se acaba algo, a quién llamar.
- Un par de personas "volantes" que ayuden donde haga falta.
- Alguien encargado de la basura y la limpieza durante el día, no solo al final.
Paso 7: Promociónala
- Volantes en mochilas y en la entrada de la iglesia o la escuela, con fecha, hora, lugar y la causa.
- Grupos de WhatsApp y Facebook de padres, de la parroquia y del barrio.
- Anuncios en misa o en las juntas, y en la radio comunitaria si hay.
- Publicaciones con fotos de los puestos y la comida unos días antes. La comida vende sola.
- Bilingüe si tu comunidad lo es. Volantes y publicaciones en español e inglés invitan a todos.
Paso 8: El día de la kermés
- Monta temprano. Toldos, mesas, letreros con los precios en fichas y la caja.
- Abre a tiempo y pon música desde el principio.
- Anuncia por el micrófono los juegos, los concursos y cómo va el termómetro de la meta.
- Recoge el efectivo de la caja cada hora o dos y guárdalo en un lugar seguro, contado por dos personas.
- Al cerrar, cuenten todo entre dos personas, anoten el total y firmen la hoja.
Paso 9: Después de la kermés
- Anuncia cuánto se juntó y para qué se va a usar. La gente quiere saberlo.
- Agradece en público a voluntarios, donantes y patrocinadores, en redes y en la siguiente junta o misa.
- Anota qué se vendió más y qué sobró, para la próxima.
- Guarda los contactos de quienes compraron en línea para invitarlos a la siguiente.
Cómo hacerlo en Eventasaurus
Eventasaurus te ayuda con la parte más complicada: el dinero.
- Fichas como extras. En Extras, crea un Nuevo extra para cada paquete: "10 fichas", "25 fichas". Pon el precio y cuántos tienes.
- Preventa en línea. Si cobras entrada, crea tu evento con un boleto y ofrece los paquetes de fichas en el pago (Se ofrece con). Tu comunidad paga antes con tarjeta, Apple Pay o Google Pay, y el dinero llega directo a la cuenta de Stripe de tu escuela u organización.
- La caja en tu celular. El día de la kermés, abre el Puesto de mercancía en un celular, toca el paquete de fichas y elige Cobra en efectivo o tarjeta. Con tarjeta, la persona escanea un código QR con su propio celular y paga ahí. El inventario y el total se actualizan solos, así sabes cuánto se vendió en todo momento.
- Entrada con código QR. Si cobras entrada, tus voluntarios escanean los boletos en Registro de entrada, aunque no haya buena señal en el patio.
- Voluntarios sin contraseña. En Equipo, invita a quienes van a estar en la caja o la entrada. Solo pueden usar el registro de entrada y el puesto de mercancía, sin ver la configuración ni los datos de los compradores.
- Todo en español para tu equipo y tu público, y en inglés para quien lo prefiera. Y en Traducciones puedes traducir al español tus propios textos (descripción, programa, biografías, boletos) con un clic, gratis, y revisarlos antes de mostrarlos.
Sobre las tarifas: las ventas en efectivo en el puesto no pagan tarifa de plataforma. Las ventas con tarjeta son pedidos como cualquier otro: 1% por pedido con un mínimo de $1, más el procesamiento de tarjeta de Stripe. Por eso conviene cobrar en efectivo las compras chicas y usar la tarjeta para paquetes más grandes (por ejemplo, $20 en fichas). Tu público nunca paga cargos extra.
Preguntas frecuentes
¿Qué se necesita para organizar una kermés?
Una causa y una meta, un lugar con permiso, puestos de comida y juegos con un responsable cada uno, voluntarios por turnos, fichas y una caja con fondo de cambio, y un plan para contar el dinero entre dos personas.
¿Cuántos puestos debe tener una kermés?
Para una kermés escolar o de comunidad, de 8 a 15 puestos es un buen número. Mezcla comida, que deja más dinero, con juegos para las familias.
¿Cómo se manejan las fichas en una kermés?
La gente compra fichas en una sola caja y las usa en todos los puestos. Así el dinero se queda en un lugar, los puestos no dan cambio y al final cuentas el dinero contra las fichas vendidas.
¿Se puede cobrar con tarjeta en una kermés?
Sí. Con el puesto de mercancía de Eventasaurus, la persona escanea un código QR y paga con tarjeta, Apple Pay o Google Pay desde su celular. Para compras chicas conviene el efectivo, que no paga tarifa de plataforma.
¿Se necesita permiso para hacer una kermés?
Muchas veces sí: para usar el lugar, para vender comida y para hacer rifas. Pregunta en tu ciudad y en el departamento de salud de tu condado con tiempo.