Una buena política de reembolso responde cuatro preguntas en palabras sencillas: ¿me devuelven mi dinero?, ¿hasta cuándo?, ¿qué pasa si no puedo ir? y ¿qué pasa si ustedes cancelan? Aquí tienes tres plantillas listas para usar (estricta, estándar y flexible). Elige la que va con tu evento, llena los espacios y ponla donde la gente la vea antes de pagar.
El truco es escribirla antes de vender boletos. Una política clara le da confianza a tu público, reduce los mensajes de "¿me pueden devolver mi dinero?" y te da algo amable pero firme a lo cual apuntar cuando lo necesites.
La única regla que no depende de ti
Tú decides qué pasa cuando alguien del público no puede ir. Lo que no decides es qué pasa cuando tú cancelas. Si el evento no se hace, la gente recibe su dinero de vuelta, completo.
Eso es lo que todos esperan, y en muchos lugares también es la ley. En California, por ejemplo, hay que devolver el dinero completo dentro de 30 días cuando se cancela un evento, y reembolsar a quien lo pida cuando se pospone o cambia de fecha. Y si cancelas sin reembolsar, la gente puede disputar el cargo con su banco, que casi siempre le da la razón al comprador. Cada disputa te cuesta una cuota y puede poner en riesgo tu cuenta de pagos.
Por eso las tres plantillas dicen lo mismo sobre las cancelaciones: reembolso completo, automático y al mismo método de pago.
Lo que toda política de reembolso necesita
Escojas la que escojas, incluye esto:
- El plazo para reembolsos. ¿Hasta cuándo puede la gente pedir su dinero? Usa un número de días antes del evento, no "un tiempo razonable".
- Qué pasa después del plazo. ¿No hay reembolso, se puede pasar el boleto a otra persona, crédito o reembolso parcial?
- Cargos. Di si el reembolso cubre todo lo que se pagó. Si cobras algún cargo extra, di claramente si se devuelve. En EE. UU., las reglas sobre precios de boletos exigen mostrar los cargos desde el principio y describirlos con honestidad, incluso si son reembolsables.
- Si tú cancelas. Reembolso completo de todo lo que pagaron. Dilo claro. La gente necesita leerlo.
- Si cambias la fecha. Los boletos sirven para la nueva fecha, y quien no pueda ir puede pedir su reembolso.
- El clima y lo que no controlas. Lluvia, calor, apagones, un artista que se enferma.
- Cómo pedirlo y en cuánto tiempo respondes. Un correo y un plazo.
Plantilla 1: Estándar (la que le sirve a casi todos)
Buena para conciertos, talleres, retiros y la mayoría de los festivales. Es justa con el público y te protege cerca de la fecha, cuando ya gastaste el dinero.
Política de reembolso
Sabemos que los planes cambian. Así funcionan los reembolsos de [Nombre del evento]:
Hasta [14] días antes del evento: te devolvemos todo lo que pagaste. Solo escríbenos.
Menos de [14] días antes del evento: ya no hay reembolsos, pero puedes pasarle tu boleto a otra persona sin costo.
Si cancelamos el evento, recibes el reembolso completo de todo lo que pagaste, a tu método de pago original, dentro de [7] días. No tienes que hacer nada.
Si cambiamos la fecha, tu boleto sirve para la nueva fecha. Si no puedes ir, escríbenos antes de la nueva fecha y te devolvemos todo.
Clima: el evento se hace con lluvia o sol, a menos que te avisemos lo contrario. Si cancelamos por seguridad, aplica "Si cancelamos el evento".
Preguntas o reembolsos: [correo]. Respondemos en [2] días hábiles. Los reembolsos suelen aparecer en tu tarjeta de 5 a 10 días después de enviarlos.
Plantilla 2: Estricta (para cupos limitados o márgenes chicos)
Buena para salones pequeños, talleres donde compras material por persona, cenas y cualquier evento donde un lugar vacío no se puede volver a vender.
Política de reembolso
Todas las ventas de boletos para [Nombre del evento] son finales. Planeamos comida, materiales y espacio para cada persona que reserva, así que no podemos hacer reembolsos si no puedes asistir.
¿No puedes ir? Pásale tu boleto a otra persona sin costo, en cualquier momento antes del evento.
Si cancelamos el evento, recibes el reembolso completo de todo lo que pagaste, a tu método de pago original, dentro de [7] días.
Si cambiamos la fecha, tu boleto sirve para la nueva fecha. Si no puedes ir, escríbenos antes de la nueva fecha y te devolvemos todo.
Preguntas: [correo].
"Todas las ventas son finales" solo aplica cuando alguien cambia de planes. Nunca aplica cuando tú cancelas, y por eso la línea de cancelación se queda aun en la versión más estricta.
Plantilla 3: Flexible (para eventos gratis, económicos o para ganar confianza)
Buena para eventos nuevos que todavía se están dando a conocer, eventos comunitarios y clases semanales, donde un cliente contento vale más que un boleto.
Política de reembolso
La vida pasa. Puedes pedir el reembolso completo de [Nombre del evento] hasta [24 horas] antes de que empiece, sin preguntas. Solo escribe a [correo] o responde a tu correo de confirmación.
Después de eso, puedes pasarle tu boleto a otra persona o cambiarte a otra fecha (si hay) sin costo.
Si cancelamos o cambiamos la fecha del evento, siempre puedes pedir tu reembolso completo.
Cláusulas extra para festivales de varios días
Los festivales tienen situaciones que un evento sencillo no tiene. Agrega las que te apliquen:
Pases: Los pases se pueden reembolsar hasta el [fecha]. Después, se pueden pasar a otra persona pero no reembolsar. Si un pase ya se usó para entrar o reservar una sesión, ya no se puede reembolsar.
Cambios en el programa: El programa puede cambiar. Si cambia un artista, presentador o sesión, actualizaremos el programa y te avisaremos. Los cambios individuales no son motivo de reembolso, pero si cancelamos un día completo, te reembolsamos ese día.
Boletos de preventa y con descuento: Reembolsamos lo que pagaste. Si compraste en preventa, eso es lo que te devolvemos.
Extras y mercancía: Los extras siguen las mismas reglas que tu boleto. La mercancía que recojas en el evento se puede cambiar por otra talla mientras haya.
Dónde poner tu política de reembolso
Una política solo funciona si la gente la ve antes de pagar. Es lo justo, y además es tu mejor prueba si alguien disputa un cargo. Ponla en cuatro lugares:
- En el pago, junto al botón de comprar.
- En la página del evento, abajo o en las preguntas frecuentes.
- En el correo de confirmación. Es la copia que la gente va a buscar después.
- En tu respuesta guardada, para contestar las solicitudes con un clic y decir siempre lo mismo.
Cómo manejar las solicitudes de reembolso (sin perder el sueño)
- Responde rápido. Contestar en dos días se siente respetuoso. Dos semanas de silencio convierten una solicitud en una disputa con el banco.
- Ofrece pasar el boleto primero cuando alguien ya está fuera del plazo. La mayoría solo quiere que su dinero no se pierda, y que un amigo use el boleto lo resuelve.
- Haz excepciones en emergencias reales si puedes. Una hospitalización o una muerte en la familia valen un reembolso, y la gente no lo olvida.
- Sé constante. Si haces una excepción, hazla en privado y no cambies la política pública.
- Reembolsa desde tu plataforma de boletos, no a mano, para que los boletos se liberen y tus cuentas cuadren.
- Considera la comisión de la tarjeta. Los procesadores de pago normalmente se quedan con su comisión cuando reembolsas, así que cada reembolso te cuesta un poquito. Inclúyelo en tus precios.
Esta guía es información general, no asesoría legal. Las reglas sobre reembolsos de boletos cambian según el estado y con el tiempo, así que revisa las de tu zona si tienes dudas.
Cómo hacerlo en Eventasaurus
- Escribe tu política una sola vez. En la página de edición de tu festival (o en Página y marca para un evento sencillo), llena la política de reembolso y el correo de contacto. La política aparece en el pago, en tu página y en cada correo de confirmación.
- Sin cargos que explicar. Tu público paga el precio del boleto, sin cargos extra, así que "el reembolso completo de todo lo que pagaste" es sencillo.
- Reembolsa en dos clics. En Pedidos, haz clic en reembolsar y elige el monto completo o una parte. Los boletos vuelven a la venta, y nuestra tarifa de plataforma de 1% también regresa a ti (completa o en proporción).
- Pasar boletos, sin correos de ida y vuelta. Tu público puede pasar sus boletos y pases desde Mis boletos, y tú también puedes hacerlo desde Pedidos. El código QR anterior deja de funcionar en cuanto se transfiere.
- ¿Cambiaste la fecha? Mueve el pedido a la nueva fecha. La persona conserva sus mismos códigos QR y recibe un nuevo correo de confirmación.
- ¿Vas a cancelar? Cancela el evento con la opción de reembolsar todos los pedidos marcada, y a todos se les reembolsa y se les avisa al mismo tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a dar reembolsos?
Cuando alguien cambia de planes, tú decides, siempre que tu política esté clara antes de que compre. Si tú cancelas el evento, reembolsa a todos completo. Es lo que la gente espera, los bancos le dan la razón a quien no recibió lo que pagó, y en algunos estados es la ley.
¿Cuál es un buen plazo para reembolsos?
Para la mayoría de los eventos, reembolso completo hasta 7 a 14 días antes, y después solo pasar el boleto. Para festivales con gastos grandes por adelantado, 30 días es común. Para clases pequeñas, de 24 a 48 horas funciona bien.
¿Qué hago si cambio la fecha del evento?
Deja que los boletos sirvan para la nueva fecha y reembolsa a quien no pueda ir y lo pida. Algunos estados, como California, exigen el reembolso a quien lo pida cuando un evento se pospone o cambia de fecha.
¿Puedo dar crédito en lugar de reembolso si cancelo?
Puedes ofrecer crédito como opción, pero no como la única. Cuando un evento se cancela, la gente debe poder recuperar su dinero.